Immer mehr Menschen kombinieren Arbeit und Urlaub durch eine sogenannte Workation. Dabei gibt es wesentliche Unterschiede zwischen Selbstständigen und Angestellten hinsichtlich der steuerlichen Absetzbarkeit von Kosten, rechtlichen Pflichten und potenziellen Risiken bei längeren Aufenthalten im Ausland. Dieser Leitfaden zeigt, was beide Gruppen beachten müssen, um steuerliche Vorteile zu nutzen und Risiken zu minimieren.
Steuerliche Absetzbarkeit von Kosten: Unterschiede zwischen Selbstständigen und Angestellten
Angestellte können bei einer Workation einige beruflich bedingte Ausgaben in der Steuererklärung geltend machen, allerdings sind die Möglichkeiten eingeschränkt. Die Homeoffice-Pauschale von 6 Euro pro Tag kann auch bei Arbeit aus einem Hotelzimmer oder einer Ferienwohnung genutzt werden – jedoch nur bis zu maximal 210 Tage pro Jahr. Weiterhin können monatlich 20 Euro für Telefon- und Internetkosten abgesetzt werden, was auch für das Homeoffice in Deutschland gilt. Falls vor Ort ein Co-Working-Space gemietet wird, sind die Mietkosten absetzbar. Zudem können Arbeitsmittel wie Laptops, mobile Drucker oder Router geltend gemacht werden, allerdings nur, wenn die private Nutzung unter 10 % bleibt.
Für Selbstständige sind die Absetzmöglichkeiten flexibler. Sie können Co-Working-Space-Mieten, Arbeitsmaterialien und Reisekosten als Betriebsausgaben absetzen, sofern der berufliche Zweck klar nachweisbar ist. Auch Kosten für Unterkunft und Verpflegung können abgesetzt werden, wenn der Aufenthalt beruflich veranlasst ist. Selbstständige sollten jedoch darauf achten, dass auch hier der private Nutzungsanteil gering bleibt, um die vollständige steuerliche Absetzbarkeit zu gewährleisten.
Berufliche Reisen und Fortbildungen: Abweichende Regelungen
Angestellte profitieren steuerlich am meisten, wenn die Workation als Dienstreise oder berufliche Fortbildung organisiert ist. Wenn das gesamte Unternehmen oder Team im Rahmen eines Offsite-Events oder eines Seminars ins Ausland reist, gelten diese Aufwendungen als Werbungskosten und können vollständig abgesetzt werden. Das umfasst Reisekosten, Unterkunft und eine Verpflegungspauschale. Auch Seminargebühren und die An- und Abreise sind absetzbar. Es ist jedoch darauf zu achten, dass bei enthaltenen Mahlzeiten in Seminargebühren die Verpflegungspauschale entsprechend gekürzt wird: um 20 % für ein Frühstück und jeweils 40 % für Mittag- und Abendessen.
Selbstständige können diese Ausgaben als Betriebsausgaben geltend machen, sofern die Fortbildung oder das Seminar beruflich bedingt ist. Wichtig ist, dass der berufliche Zusammenhang eindeutig ist. Führungskräfte-Coachings werden in der Regel anerkannt, während allgemeinere Fortbildungen zur Persönlichkeitsentwicklung oder Sprachkurse häufig nur teilweise absetzbar sind. Bei Sprachkursen prüft das Finanzamt genau, ob diese beruflich notwendig sind oder auch für private Zwecke genutzt werden.
Ein Fallstrick für beide Gruppen: Bildungsreisen, die mit privaten Urlauben verknüpft werden, können die steuerlichen Vorteile schnell schmälern. So können die Kosten für Unterkunft und Verpflegung an den Urlaubstagen nicht abgesetzt werden. Wenn ein Seminartag mit mehreren Tagen Sightseeing kombiniert wird, können auch die An- und Abreisekosten nur anteilig geltend gemacht werden.
Risiken bei längeren Auslandsaufenthalten: Selbstständige vs. Angestellte
Besonders bei längeren Auslandsaufenthalten gelten für Angestellte und Selbstständige unterschiedliche steuerliche Risiken. Angestellte fallen unter die sogenannte 182-Tage-Regel. Wer sich länger als 182 Tage in einem anderen Land aufhält, wird dort steuerpflichtig. Viele Unternehmen beschränken deshalb Workation-Phasen auf 30 Tage. Dabei wird berücksichtigt, dass Wochenenden, Feiertage und Krankheitstage hinzugerechnet werden könnten, wodurch die 182 Tage schnell überschritten werden.
Für Selbstständige besteht ein zusätzliches Risiko: Eine Betriebsstätte kann entstehen, wenn regelmäßig und über einen längeren Zeitraum im Ausland gearbeitet wird. Dies kann dazu führen, dass das Unternehmen im Gastland steuerpflichtig wird, selbst wenn die 182-Tage-Regel nicht überschritten wird. Besonders riskant ist es, wenn regelmäßig von einer Ferienwohnung oder einem anderen festen Standort aus gearbeitet wird. In solchen Fällen könnte das Finanzamt des Gastlandes die steuerliche Zuständigkeit beanspruchen. Um dieses Risiko zu minimieren, sollten Selbstständige Verträge und geschäftliche Entscheidungen möglichst nach der Rückkehr ins Heimatland abschließen.
Für beide Gruppen gilt: Wer länger im Ausland arbeitet, sollte die Besteuerungsvorschriften des Gastlandes genau prüfen. Ab einer Aufenthaltsdauer von 182 Tagen im Jahr ist häufig eine Steuererklärung im Gastland erforderlich. Auch die sogenannte A1-Bescheinigung ist wichtig, um nachzuweisen, dass der Arbeitnehmer weiterhin in der deutschen Sozialversicherung bleibt. Diese sollte vor Beginn der Workation beim Arbeitgeber beantragt werden.
Fazit
Für Selbstständige und Angestellte gibt es wesentliche Unterschiede bei der steuerlichen Absetzbarkeit und den Risiken einer Workation. Während Angestellte oft von klaren Regelungen im Rahmen von Fortbildungen und Dienstreisen profitieren, genießen Selbstständige größere Flexibilität bei den Betriebsausgaben, tragen jedoch ein höheres Risiko bei längeren Auslandsaufenthalten. Unabhängig von der beruflichen Situation ist eine gründliche Planung entscheidend, um steuerliche Vorteile zu nutzen und potenzielle Risiken zu vermeiden.